Trước khi chọn màu gỗ hoặc kiểu cánh tủ, hãy dành thời gian ghi lại căn phòng mà món đồ sẽ được đặt vào. Bản ghi ban đầu không cần đẹp như bản vẽ kỹ thuật. Điều quan trọng là người đọc biết bạn đã đo ở đâu, dùng đơn vị nào và còn điểm gì chưa chắc chắn. Thông tin này giúp xưởng hiểu nhu cầu, nhưng không thay thế việc kiểm tra hiện trạng trước khi chốt sản xuất.
Bắt đầu bằng một sơ đồ đơn giản. Vẽ hình căn phòng trên giấy, đánh dấu cửa ra vào, cửa sổ, cột và những món đồ dự định giữ lại. Ghi tên từng khu vực thay vì chỉ gửi một danh sách số đo rời rạc. Với phòng có góc lệch hoặc hình dạng phức tạp, có thể chia thành nhiều phần nhỏ và chụp ảnh để giải thích mối liên hệ giữa các phần.
Chọn một đơn vị thống nhất cho toàn bộ bản ghi. Nếu đang đọc số trên thước theo centimet, hãy ghi rõ đơn vị bên cạnh bản vẽ và không tự trộn với milimet ở những dòng khác. Một số đo thiếu đơn vị rất dễ gây hiểu nhầm. Đối với vị trí khó đo, hãy đánh dấu là cần xác nhận thay vì ước lượng rồi ghi như số đã kiểm tra.
Đo chiều dài, chiều rộng và chiều cao khu vực đặt đồ. Không nên chỉ đo một lần ở giữa bức tường rồi cho rằng mọi vị trí đều giống nhau. Có thể ghi thêm số đo ở phía trên, phía dưới và hai đầu để phát hiện chỗ cần kiểm tra. Tường, sàn và trần thực tế có thể không hoàn toàn vuông hoặc phẳng; xưởng sẽ cần đánh giá những điểm đó khi khảo sát.
Tiếp theo, xác định các chi tiết có ảnh hưởng đến việc sử dụng. Chân tường, hộp kỹ thuật, ổ cắm, công tắc và đường ống đều nên xuất hiện trong sơ đồ hoặc ảnh chụp. Nếu đo khoảng cách đến ổ cắm, ghi rõ điểm bắt đầu là mép tường nào và vị trí được đo là tâm hay mép của thiết bị. Cách ghi nhất quán quan trọng hơn việc viết thật nhiều con số.
Với tủ bếp hoặc hệ tủ bao quanh thiết bị, chuẩn bị tên và tài liệu kích thước của thiết bị dự kiến sử dụng. Đừng chỉ ghi rằng sẽ có một chiếc tủ lạnh hoặc một lò nướng. Nếu chưa chọn model, hãy để nội dung đó ở trạng thái chưa chốt và trao đổi với đơn vị thiết kế. Các yêu cầu lắp đặt, thông thoáng và bảo trì cần được đối chiếu với hướng dẫn của nhà sản xuất thiết bị.
Hãy nghĩ cả đến thao tác hằng ngày. Cánh tủ mở theo hướng nào, ngăn kéo có vướng một món đồ khác không, cửa phòng có chạm vào tủ khi mở không? Bạn có thể đánh dấu hướng mở trên bản phác thảo và mô tả tình huống bằng ảnh. Những câu hỏi này giúp cuộc trao đổi tập trung vào công năng thay vì chỉ nhìn hình thức bên ngoài.
Chụp một ảnh tổng thể của căn phòng và thêm ảnh gần cho từng điểm đáng chú ý. Chụp từ nhiều góc để người xem hiểu chiều sâu, nhưng tránh gửi quá nhiều ảnh giống nhau. Đặt tên ảnh theo khu vực, chẳng hạn tường đặt tủ, góc cửa sổ hoặc ổ cắm phía bàn làm việc. Nếu đang cải tạo, phân biệt rõ ảnh hiện trạng với ảnh tham khảo về phong cách.
Cũng cần ghi lại đường đưa đồ vào nhà. Vị trí cửa, cầu thang, thang máy và các đoạn đổi hướng có thể ảnh hưởng đến cách chia phần hoặc phương án lắp ráp. Bạn chưa cần tự quyết định giải pháp vận chuyển; chỉ cần mô tả các điểm có thể hạn chế và nhờ đơn vị thi công kiểm tra. Đừng quên hỏi quy định về thời gian vận chuyển và lắp đặt tại nơi ở.
Cuối cùng, tổng hợp một bộ thông tin gồm bản phác thảo, số đo, hình ảnh và danh sách nhu cầu. Ghi ngày đo để tránh nhầm với bản cũ sau khi cải tạo. Đánh dấu các vị trí chưa thể tiếp cận, thiết bị chưa chọn hoặc kích thước còn nghi ngờ. Khi trao đổi với xưởng mộc, đề nghị xác nhận lại những điểm quan trọng trước khi duyệt bản vẽ và đặt sản xuất. Một bản ghi rõ ràng sẽ giúp hai bên hỏi đúng câu hỏi và giảm những thay đổi do thiếu thông tin.